Sinds deze week werkt iedereen massaal thuis. Wat eerst niet mogelijk leek, wordt door alle maatregelen ineens werkelijkheid. Met zijn allen aan de eettafel; kids aan hun opgegeven huiswerk en paps en mams aan dezelfde tafel aan het werk. Hoe gaan u en uw medewerkers nu om met vertrouwelijk papier? Sinds de invoering van de wet AVG op 25 mei 2018 is er veel veranderd aan het recyclen van vertrouwelijk papier. Sommige papieren wilt u niet alleen goed, maar ook zeker op een betrouwbare manier vernietigd hebben. Want het kan u een enorme imagoschade opleveren wanneer bepaalde gegevens op straat liggen. Daarnaast wacht u ook niet tijdens deze toch al heftige tijd op een boete voor het overtreden van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Het grootste risico dat elke organisatie nu loopt is dat uw medewerkers vertrouwelijk papier zien als oudpapier. Vertrouwelijk papier is papier waarop cijfers, persoonsgegevens, NAW-gegevens of bijvoorbeeld bedrijfsinformatie op vermeld staan. En vergeet ook niet wat er allemaal op een notitieblaadje staat. Ook hier staan al gauw bijvoorbeeld telefoonnummers op van mensen die u terug wilt bellen, persoonsgegevens dus. Al deze gegevens vallen onder de AVG-wetgeving en daar dient je dus volgens richtlijnen mee om te gaan.

Er is nu een grote kans dat al deze vertrouwelijke papieren in de oudpapier bak van de mensen thuis terecht komt.

Vervolgens zetten uw medewerkers de oudpapier bak aan de straat om te laten ledigen. En hier zit een heel groot risico aan vast. Iedereen die langs komt kan de papieren inzien. Niet voor niets vragen wij onze klanten om de archiefcontainers binnen te laten staan totdat wij ze komen legen.

Alle papieren met gegevens horen uiteindelijk in een vertrouwelijk papiercontainer. Vertrouwelijk papier dat bij uw werk wordt opgehaald gaat een heel ander verwerkingsproces in dan het huishoudelijke papier. Het gaat namelijk in speciale containers en wordt achter gesloten deuren vernietigd. Het gehele proces is gesloten en veilig. Dit waarborgen wij doordat alle medewerkers zowel gescreend als in het bezit van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) zijn. En dat de afgesloten vernietigingsruimte voorzien is van permanente videobewaking.

Overweeg daarom serieus om uw medewerkers goed te instrueren hoe zij met het vertrouwelijk papier omgaan. Laat hen het papier bijvoorbeeld bewaren om het op een later tijdstip op kantoor in de daarvoor bestemde archiefcontainers te deponeren.

Mocht u meer informatie willen omtrent hoe u het beste kunt omgaan met vertrouwelijke papieren en uw medewerkers thuis, neem gerust contact met ons op op 055-5380660 of lees meer op onze pagina archiefvernietiging.

 

Tot slot, wees bewust dat kantoorpapier een grondstof is voor nieuw kantoorpapier. Door uw vertrouwelijke papieren te vernietigen, levert u een bijdrage aan een beter milieu. Per 300 kilo oud papier wordt er een boom bespaart. U bent dus heel duurzaam bezig door het vertrouwelijke papier te laten vernietigen.