Aan het eind van het jaar, dan wel aan het begin van het nieuwe jaar worden de archieven weer opgeruimd. Hierbij 5 Meest Gemaakte Fouten die wij zien gebeuren bij het opruimen van de archieven.

#1: Archief wordt ‘open’ buitengezet/klaargezet

Onze chauffeur komen regelmatig bij kantoren aan waar het archiefpapier klaar staat voor vernietiging. Soms staat het zelfs buiten los aan de weg klaar. Heel fijn voor de chauffeur natuurlijk, maar hier zit een groot risico aan vast. Iedereen die langs komt kan in de papieren gaan snuffelen.

#2: Geen zicht op sleutelbeheer

In bedrijven hebben vaak meerdere mensen een sleutel van de archiefcontainer om niet het papier via de gleuf hoeven af te voeren, maar via de deksel te kunnen doen. Zodat hele mappen of archiefdozen in een keer in de container gedaan kan worden. Op het moment dat er vele mensen in de organisatie zijn die een sleutel hebben van de archiefcontainer kunnen ook al deze mensen erbij.

#3: Vertrouwelijk papier wordt hetzelfde gezien als oudpapier

Vertrouwelijk papier is papier waarop cijfers, persoonsgegevens, naw gegevens of bijvoorbeeld bedrijfsinformatie op vermeld staat. Al deze gegevens vallen onder de AVG-wetgeving en dien je dus volgens richtlijnen mee om te gaan. Regelmatig maken wij mee dat deze vertrouwelijke papieren in de oudpapier bak zitten. Vergis je ook niet was er allemaal op een notitieblaadje staat. Ook hier staan al gauw bijvoorbeeld telefoonnummers op van mensen die je terug wilt bellen, persoonsgegevens dus. Ook deze zouden in een vertrouwelijk papiercontainer gedaan moeten worden.

#4: Onzorgvuldig bewaren

Bewaren van archiefstukken kost veel ruimte. Een dossier van een zaak kan al gauw drie multomappen vol zijn. Ik ga ervan uit dat elke organisatie een ruimte of een mogelijkheid heeft om dit netjes op te bergen, maar al gauw kom je ruimte te kort. En wordt het bewaard in dozen, op de gang of in kasten die niet afgesloten kunnen worden.

#5: Te lang bewaren

Archiefstukken op het gebied van belastingzaken en financiën tot en met december 2013 hoeven niet meer bewaard te worden, dus die ruimte kunt u vrij maken. Wees bewust dat kantoorpapier een grondstof is voor nieuw papier. Dus naast dat het u wellicht in de weg staat, bent u ook duurzaam bezig door het archiefpapier te laten vernietigen.

Kortom, de meeste gemaakt fouten zijn:

  1. Archief wordt ‘open’ buitengezet/klaargezet
  2. Geen zicht op sleutelbeheer
  3. Vertrouwelijk papier wordt hetzelfde gezien als oudpapier
  4. Onzorgvuldig bewaren
  5. Te lang bewaren

 

Nu is het de beurt aan jou:

Welke fout wordt er bij jullie organisatie gemaakt?

Gezien de tijd van het jaar hebben wij een speciale archiefopruimactie waar u tot eind januari gebruik van kunt maken. U kunt zich aanmelden voor het laten vernietigen van uw archief voor een actietarief. Wij komen dan op afspraak tussen 8.30 en 16.30 uur. Met ons speciaal gesloten archiefvoertuig rijden wij bij u in de regio. U kunt een onbeperkte hoeveelheid oud archief inleveren. Wij zullen uw archief voor een all-in prijs van €80,- (ex BTW gemeente Apeldoorn) of €120,- (ex BTW, buiten gemeente Apeldoorn) vanaf uw adres afvoeren. Vervolgens vernietigen wij uw archief in onze beveiligde archiefvernietigingsruimte in Apeldoorn.

U kunt hier uw te vernietigen archief aanmelden.

 

Over Van Gerrevink

Van Gerrevink is al ruim 140 jaar actief in onder andere papierrecycling. Wij zijn gespecialiseerd in het professioneel recyclen en vernietigen van al uw afvalstromen tot waardevolle grondstoffen. Van archiefvernietiging tot data- en productrecycling, bij ons is uw afval in betrouwbare handen.

Wij zijn een familiebedrijf, daardoor zijn bij ons de lijnen kort en is er ruimte voor persoonlijk contact met onze klanten en collega’s. Wij hebben een passie voor de circulaire economie. Wij werken professioneel, veilig en betrouwbaar, zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Wij zijn oplossingsgericht en willen ons graag verbeteren, daarom uw feedback altijd welkom, houdt u ons scherp?