Sinds half maart werken vele mensen thuis. Eerst nagenoeg volledig en nu merk je dat langzaamaan steeds meer mensen naar kantoor gaan. De Coronamaatregelen zijn erop gericht dat je nog steeds zoveel mogelijk thuis werkt. En voorlopig blijft dit nog zo. Maar hoe gaat nu iedereen om met vertrouwelijk papier?

Op kantoor staat hoogstwaarschijnlijk een shredder of een vertrouwelijk papier container. Hoe is dat thuis geregeld?

Sinds de invoering van de wet AVG op 25 mei 2018 is er veel veranderd aan het recyclen van vertrouwelijk papier. Sommige papieren wilt u niet alleen goed, maar ook zeker op een betrouwbare manier vernietigd hebben. Want het kan u een enorme imagoschade opleveren wanneer bepaalde gegevens op straat liggen. Daarnaast wacht u ook niet tijdens deze toch al heftige tijd op een boete voor het overtreden van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Het grootste risico dat elke organisatie nu loopt is dat vertrouwelijk papier wordt gezien als oudpapier. Vertrouwelijk papier is papier waarop cijfers, persoonsgegevens, NAW-gegevens of bijvoorbeeld bedrijfsinformatie op vermeld staan. En vergeet ook niet wat er allemaal op een notitieblaadje staat. Ook hier staan al gauw bijvoorbeeld telefoonnummers op van mensen die u terug wilt bellen, persoonsgegevens dus. Al deze gegevens vallen onder de AVG-wetgeving en daar dien je dus volgens richtlijnen mee om te gaan.

Er is nu een grote kans dat al deze vertrouwelijke papieren in de oudpapier bak van de mensen thuis terecht komt. Vervolgens wordt de oudpapier bak aan de straat gezet om te ledigen. En hier zit een heel groot risico aan vast. Iedereen die langs komt kan de papieren inzien. Niet voor niets vragen wij onze klanten om de archiefcontainers binnen te laten staan totdat wij ze komen legen.

Alle papieren met gegevens zouden uiteindelijk in een vertrouwelijk papiercontainer gedaan moeten worden. Vertrouwelijk papier dat bij uw werk wordt opgehaald gaat een heel ander verwerkingsproces in dan het huishoudelijke papier. Het gaat namelijk in speciale containers en wordt achter gesloten deuren vernietigd. Het gehele proces is gesloten en veilig. Dit wordt gewaarborgd doordat alle medewerkers zowel gescreend als in het bezit van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) zijn. En dat de afgesloten vernietigingsruimte voorzien is van permanente videobewaking.

Overweeg daarom serieus om afspraken te maken hoe iedereen met het vertrouwelijk papier dient om te gaan. Laat hen het papier bijvoorbeeld bewaren om het op een later tijdstip op kantoor in de daarvoor bestemde archiefcontainers te deponeren.

Mocht u meer informatie willen omtrent hoe u het beste kunt omgaan met vertrouwelijke papieren en uw medewerkers thuis, neem gerust contact met ons op, op 055-5380660.

Tot slot, wees bewust dat kantoorpapier een grondstof is voor nieuw kantoorpapier. Door uw vertrouwelijke papieren te vernietigen, levert u een bijdrage aan een beter milieu. Per 300 kilo oud papier wordt er een boom bespaart. U bent dus ook nog eens heel duurzaam bezig door het vertrouwelijke papier te laten vernietigen.