Procedures

Procedures en afspraken over archiefvernietiging

Algemeen

Onze klanten rekenen op en betalen voor een zorgvuldige en professionele behandeling tijdens het transport en de verwerking van de documenten en datadragers die vaak zeer vertrouwelijke gegegevens bevatten.

Werkinstructie

Alle medewerkers hebben voor de inhoud van de documenten en datadragers een geheimhoudingsplicht en garanderen een correcte verwerking volgens onderstaande afspraken:

Overdracht van verantwoordelijkheid van het te vernietigen materiaal vindt plaats op het moment van ophalen/ledigen van de container(s) cq het laden van het losse archief- en datamateriaal cq het ontvangen van aangeleverde archief of data in de archiefruimte (bij franco aanlevering of transport met niet daarvoor bestemde transportmiddelen).
Op de factuur staat standaard een vernietigingsverklaring. Op verzoek van de klant wordt een separate vernietigingsverklaring toegestuurd.
De archiefruimte is altijd gesloten tijdens het vernietigen, tijdens het lossen van de archiefauto en als er geen medewerker(s) aanwezig zijn. Indien de archiefloods niet gesloten kan zijn tijdens het lossen, dient er toezicht van de medewerkers te zijn op de aanwezigheid van bezoekers. Het aangeleverde archiefmateriaal dient binnen 24 uur verwerkt te zijn, tenzij met de klant anders overeengekomen. In opslag genomen archiefmateriaal dient gemarkeerd te worden met de uiterste vernietigingsdatum.
Al het archiefpapier en alle datadragers worden te allen tijden vernietigd volgens de bij Van Gerrevink gestelde regels, ook als de klant om minder strenge eisen vraagt.
Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker dat geconstateerde afwijkingen op de te volgen procedures zo spoedig mogelijk worden gemeld.
Bezoekers - dus ook chauffeurs van andere vervoerders - mogen alleen onder toezicht van een medewerker van Van Gerrevink in de archiefruimte aanwezig zijn. De productiemedewerkers en de bedrijfsleider zijn er verantwoordelijk voor om toe te zien dat er geen onbevoegden in de archiefruimte aanwezig zijn.
Volle bakken, databoxen en minicontainers die niet direct vernietigd kunnen worden, moeten altijd - indien mogelijk afgesloten - in de archiefruimte achter gesloten deuren worden gezet.
De productiemedewerkers, chauffeurs en de bedrijfsleider zijn er verantwoordelijk voor dat bakken, containers en databoxen zoveel mogelijk stofvrij bij de klanten worden geplaatst cq. meegegeven.
De bedrijfsleider, productiemedewerkers en de chauffeur zien erop toe dat al het archiefpapier en alle datadragers bij transport en verwerking in de archiefruimte blijft liggen tot het vernietigd wordt.

Verantwoordelijkheid

De bedrijfsleider, productiemedewerkers en de chauffeur zijn verantwoordelijk voor het voorkomen van:

wegwaaien van losse documenten
eventueel achtergebleven papier en datadragers in geloste bakken
papier en datadragers die door kleven aan heftrucks en andere transportmiddelen buiten de archiefruimte terecht kunnen komen. Tenslotte blijft het controleren op: 1. eventueel achtergebleven documenten en datadragers tijdens transport en verwerking 2. een complete vernietiging van al het ons toevertrouwd archiefpapier en datadragers

Een verantwoording voor ons allen!